הקמתם עסק? מצוין. עכשיו כדאי שתבדקו אילו שירותי תקשורת אתם צריכים בעסק

כל עסק זקוק ליכולות תקשורת מגוונות. מכשיר טלפון פשוט, כבר מזמן לא מספיק. אם הקמתם עסק, כדאי שתהיו מודעים לנושא זה ושתבדקו, אילו שירותי תקשורת דרושים לכם, בהתאם לפעילותכם העסקית. מה זה אומר בפועל?

נתב השיחות כדוגמה

אפשר להמחיש את הדברים, היישר מדוגמה אשר מוכרת לכולנו – נתב שיחות. השם אולי לא ידוע כל כך, אבל הסיטואציה הבאה בהחלט תהיה מוכרת: אתם מתקשרים לספק שרות מסוים, כגון הבנק שבו נמצא חשבון העסק, במטרה לדבר עם נציג שרות. כיצד תגיעו אליו? סביר שלא אדם יענה לכם, לפחות לא בשלב הראשון, אלא מרכזיה וירטואלית. ליתר דיוק, מנגנון נתב השיחות שלה. “לבירור יתרת חשבון הקש 1, למחלקת לקוחות עסקיים הקש 2, בכל שלב, ניתן להקיש 0 בכדי לדבר עם נציג שרות". וכן הלאה. אתם מכירים את העניין וזה בדיוק מאחר שמדובר בשרות פופולארי ביותר. דבר שמעיד על התועלת הרבה שעסקים מוצאים בו. למעשה, לנתב שיחות שימושים רבים ולא רק היכולת הבסיסית הזו של ניתוב מתקשרים לשלוחה מבוקשת. נתב שיחות כזה או Interactive Voice Response, מציג תועלות עסקיות רבות וגם חסכון במשאבים, כגון כמות נציגי השרות הדרושים. הוא מאפשר ללקוח המתקשר לקבל מידע באופן עצמאי, להשמיע לו מסרים שיווקיים ואחרים, לבצע זיהוי שלו בזמן ההמתנה, באופן שחוסך זמן בהמשך ועוד. שרות תקשורת כזה, עשוי להתאים לעסקים רבים, בהתאם לאופי הפעילות שלהם. כמות השיחות הנכנסות בכל זמן נתון, היקף הנציגים שפנויים לענות ועוד.

הקלטת שיחות

נתב השיחות מספק דוגמה אחת בולטת, אך לא היחידה. עוד שרות נפוץ, הוא הקלטת שיחות בעסק. הכוונה ליכולת הנוחה והזמינה, להקליט שיחה באופן מהיר. אם מחליטים שההקלטה תסייע בצורה מסוימת, מערכות תקשורת טובות, יאפשרו להפעיל זאת בלי יותר מדי סיבוכים. הפעלה קלה, מעודדת שימוש נרחב. אך לשם מה? התועלות האפשריות רבות, כולל הקלטה לשם הוכחה, הקלטה לשם לימוד, תרגול ושיפור נהלי שיחה של נציגים, הקלטה במקום רישום ידני של תוכן השיחה ועוד. גם בעסקים שלא זקוקים להקלטות באופן קבוע ונרחב, עולה מדי פעם הצורך בכך. כאשר זה קורה, אתם עשויים למצוא את עצמכם מתחילים לחפש בקדחתנות פתרונות טכניים נוחים לכך. מוטב לטפל בכך מראש, מה גם שזו לא יכולת יקרה.

שרות חייגן

כשם שנתב השיחות מסייע בהתמודדות עם כמות גדולה של שיחות נכנסות, כך ישנו שרות שמסייע לעשות את "ההפך" – לטפל בכמויות גדולות של שיחות שיש להוציא. אם מדובר למשל בקמפיין שיווקי, כאשר רוצים להתקשר לרשימה ארוכה של מספרי טלפון, הדבר עשוי להטיל עומס רב על צוות העובדים. במצב כזה, שרות חייגן יכול למשל לבצע את תהליכי החיוג וההמתנה למענה.

שיחות ועידה

שיחות ועידה הן לכאורה דבר פשוט ואכן כך זה כיום. אלא שעשויים להיות מגוון שיבושים וסיבוכים טכניים מדי פעם סביב נושא זה ואז, זה פשוט לא נראה מקצועי מול הלקוחות. כמו כן, לא חייבים להסתפק ביכולות פשוטות של חיבור קווים מרובים ושיחה. יש אפשרויות מתקדמות יותר מכך, סביב תיאום השיחות, חיבור המשתתפים וניהול השיחה עצמה. למשל, בתיאום שיחת ועידה בינלאומית, לספק ללקוחות את היכולת לחייג למספר מקומי בכדי להתחבר לשיחה.

לסיכום

שירותי תקשורת לא רק נחוצים לעסקים, אלא גם מהווים מקור לקבלת יתרון עסקי ופריצת דרך. כך שאם אתם מקימים עסק, יש לכם את כל הסיבות הטובות, להוסיף ולהתעמק בנושא חשוב זה.